나는 일 잘하는 직장인일까? ‘일잘러’를 위한 비즈니스 이메일 팁

직장인에게 이메일은 업무 커뮤니케이션의 중심에 있다고 할 수 있는데요. 업무의 시작부터 마무리까지 대부분의 의사소통의 창구로 사용되는 이메일! 그렇기에 이메일을 어떻게 다루는가에 따라 한 사람의 업무력이 평가될 수 있다 해도 과언이 아닙니다. 일 잘하는 직장인을 꿈꾼다면 오늘 알려드리는 비즈니스 이메일 에티켓과 팁을 다시 한 번 체크해보세요! 

 

TIP 1. 제목은 명확, 간결하게!

 

예) 기분 좋은 한주네요 (X)

예) 금주 미팅 안내 (X)

예) 5/20 3pm 마케팅 부서 미팅, 참여 여부를 회신해주세요 (O)

먼저 제목은 용건만 정확하게 적어야 합니다. 업무용 이메일은 용건을 명확하게 전달하는 것이 핵심입니다. 하루에 수십에서 수백 통의 메일을 받는 직장인들에게는 제목을 통해 1차적으로 내용을 파악하게 되는데요. 그래서 주목이 가능하고 검색에 용이한 제목을 써주셔야 합니다. 특히 외근이 있을 경우, 모바일에서 메일을 확인할 때에 긴 제목의 경우 뒷 내용이 생략되어 파악이 어려운 경우가 발생할 수도 있겠죠? 따라서 제목의 앞 부분에 주요한 단어들을 배치하면 더욱 좋습니다.

제목에 쓰는 시간은 구체적인 시간을 기입해야 합니다. 예를 들어 “금주 미팅 안내” 보다는 “5/20 3pm 미팅 안내”처럼 제목만 보고도 핵심 일정을 확인할 수 있도록 정확한 날짜와 시간을 공지하는 것이 좋습니다. 

답장할 때 제목 바꾸지 않는 것이 좋습니다. 답장은 답장기능(reply)을 사용해서 제목 앞에 (Re:)가 붙어 메일 스레드가 이어지는 것이 핵심입니다. 새 메일 쓰기로 하면 그 동안 주고 받았던 히스토리가 깨지기 때문에 한 가지 주제에 대한 메일을 모아보기가 번거로워집니다. 또한 많은 메일을 주고 받을 경우, 다시 메일 내용을 확인하여야 할 때 찾기가 어려워질 수 있습니다. 다만, 새로운 주제의 이야기를 이어나갈 때는 답장이 아닌 새로 메일 작성을 통해 메일스레드를 분리해주세요.

 

TIP 2. 목적에 맞는 수신인과 참조 설정은 기본!

 

이메일을 보낼 때에는 받는사람(to), 참조(CC), 숨은참조(BCC)를 잘 구분해야 합니다. 이메일을 주고 받는 사람간에 책임소재를 명확히 하기 위함인데요~

먼저 받는사람(to)은 받을 메일과 가장 연관성이 높은 사람이며, 반드시 메일에 관한 액션을 취해야 하는 사람을 뜻합니다. 수신인이 여러 명인 메일은 그만큼 책임이 분산되는 경향이 있기 때문에 단체 공지 메일이 아닌 이상은 명확한 담당자 한 명을 설정해야 합니다. 

참조에 해당하는 수신자는 메일 내용을 염두에 둘 필요는 있지만, 답장할 의무가 없는 사람을 의미합니다. 참조(CC)에는 용건과 간접적으로 연관 있는 사람의 주소를 적어 내용을 숙지할 필요 있는 사람이나 해당 프로젝트를 함께 하는 사람들을 추가하시면 됩니다.

숨은참조(BCC)는 이메일을 받는 사람들에게 보이지 않는 숨겨진 수신 기능입니다. 서로를 잘 알지 못하는 다수의 사람에게 메일을 보낼 때, 조직 내 인적 사항을 외부에 노출하고 싶지 않을 때 사용 하는 기능입니다. 특히, 단체 메일을 보낼 때 사용하면 많은 수신자 목록이 생략되어 메일이 깔끔해지는 장점도 있습니다.

 

TIP 3. 본문은 시각적으로 형성하자

제목만큼이나 본문 이메일의 내용도 간결해야 하는데요. 한 번에 술술 읽히며, 바로 다음 문장이 이해될 수 있게 간결한 문장을 쓰는 것이 좋습니다. 동시에 필요한 모든 정보도 포함되어야 합니다. 

먼저 본문은 역피라미드 순으로 적는 것이 좋습니다. 간단한 인사 이후, 가장 주요하고 핵심적인 내용을 상단에 배치해주세요. 그 후 가급적 한 문장으로 축약해 적고, 나머지 자세한 내용을 이어 풀어 씁니다. 전달 사항이 많을 경우에는 강조 처리(볼드)나 글머리기호나 번호 등을 적절히 사용하여 핵심 내용을 시각적으로 눈에 띌 수 있게 정리해주면 완벽!

또한, 하나의 이메일에는 일반적으로 한 가지 주제의 내용이 담겨야 합니다. 한 가지 주제의 메일을 받아야 수신자가 핵심 메시지를 정확히 파악하고 명확하게 액션을 취하기 수월합니다. 이렇게 하나의 스레드에 한 주제로 이야기를 이어나가야 추후 (Re:) (Re:)가 여러 개 붙는 메일을 주고 받을 때에도 업무 흐름이 효율적으로 이어질 수 있습니다.

이메일 수신자가 취해야 할 행동이 있다면 명확하게 질문하세요. 특히 여러 사람에게 보내는 경우 명확하게 묻는 것이 더욱 중요합니다. “김대리님, A와 B안 중 더 나은 방안을 선택해주세요”와 같이 결정을 내리는 데 필요한 특정인의 이름을 밝히는 것도 업무의 효율을 높이는 방법 중 하나이니 참고하시길 바랍니다.

 

TIP 4. 첨부파일은 가장 먼저 챙기자

많은 사람들이 메일 내용을 완벽하게 정리한 뒤에 첨부파일을 빼놓고 메일을 전송하는 실수를 종종 저지릅니다. 완성도 높은 이메일의 화룡점정, 바로 깔끔하게 첨부된 파일입니다.

첨부파일부터 추가하는 것이 좋습니다. 대부분 많은 사람들이 플랫폼에서 제공하는 화면 순인 ‘받는 사람, 참조, 제목, 파일첨부, 내용’ 순으로 이메일을 작성하는데요. 이메일에서 가장 많이 발생하는 실수가 바로 파일 미첨부입니다. 파일 미첨부 실수를 줄이기 위해 이메일을 쓰는 순서를 ‘첨부파일 붙이기-내용 쓰기-제목 쓰기-수신인 넣기-보내기’ 순으로 진행하는 것이 좋습니다.

첨부파일은 작고 적을수록 좋습니다. 이메일의 파일을 다운 받고 일일이 확인하는 것도 일이기 때문인데요. 보내야할 파일이 4~5개 이상이 될 때에는 압축하여 첨부하는 것을 권장해 드립니다. 대용량 파일의 경우 이메일 첨부 대신 외부 스토리지 서비스를 사용하여 상대방의 메일 용량을 배려하는 것이 좋겠죠? 

 

TIP 5. 회신은 타이밍이 생명입니다.

이메일 회신에서 ‘속도’와 ‘타이밍’은 매우 중요합니다. 사람들의 40%는 최소 2시간 내에 이메일 답장이 올 것으로 기대하고 있기 때문에 상대방의 원활한 업무 진척을 위해 가능한 빨리 회신하는 것을 권합니다.

짧은 답장이라도 하는 것을 권장해 드립니다. 빠른 시간 내 처리할 수 없는 이메일의 경우에는 ‘~까지 답을 하겠다”. “고민이 더 필요하다” 식의 짧은 회신이라도 보내는 것이 좋습니다. 

하지만 거절하는 메일은 조금 천천히 보내는 것을 추천해 드립니다. 거절의 메일에 너무 빠른 답장을 하면 역효과를 가져올 수 있기 때문인데요. 빠른 거절은 제안을 한 입장에서는 충분히 고려하지 않고 거절 받은 기분을 느낄 수 있습니다. 메일을 보내는 타이밍은 빠를수록 좋지만, 그 이전에 상황에 따른 융통성 있는 타이밍을 고려해야 합니다. 

휴가나 출장 등으로 자리를 비워 업무 처리가 어려운 경우에는 자동 회신 기능을 사용해주세요. 간단한 사유와 함께 대체 업무 진행자의 이름, 소속, 연락처, 이메일 주소가 정리된 내용을 회신해야 업무 진행에 차질을 줄일 수 있습니다.

오늘은 비즈니스 효율을 끌어올리고, ‘일잘러’로서의 이미지 메이킹을 돕는 이메일 사용법을 소개해드렸는데요. 오늘의 정보가 유능한 직장인으로서 자리매김하고, 업무를 더욱 효율적으로 진행하실 수 있는 작은 힘이 되길 바라 봅니다! 

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