덜 바쁘고 더 행복한 직장인의 시간 관리법

연차는 쌓여가는데 왜 업무량은 매번 줄지 않고 업무 효율은 높아지지 않을까요? 아마도 습관적으로 쌓여온 여러분의 비효율적인 시간 관리에서 비롯된 것일 수 있습니다. 오늘은 적절한 시간 관리 기술을 통해 업무를 더 효율적이고 생산적으로 수행하는 몇 가지 팁을 소개해드리겠습니다! :D

1. 출근 후, 오늘 해야 할 업무를 훑어보기

모든 일을 시작하기 전 명확한 계획을 세워보세요. 출근해서 책상에 앉아 바로 업무에 돌입하기 보다, 업무 전반에 대해 미리 생각하는 데 5-10분의 시간을 투자하면 그날의 업무가 훨씬 효율적으로 돌아가는 데 도움이 됩니다. 잠깐의 훑어보는 시간만으로도 업무의 중요도를 파악해 우선순위를 결정할 수 있으며 빠뜨리는 업무 발생을 막을 수 있죠.  

 

2. 업무주변, 산만한 요소 제거하기

 

업무의 흐름을 끊고 집중을 방해하는 요소는 주변에서 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 틈만 나면 확인하게 되는 SNS, 직원과의 잡담 등으로 뺏기는 2-3분은 집중력을 흩뜨리기 때문에 전체 업무 흐름에 생각보다 큰 방해를 줍니다. 이를 위해 휴대폰은 전화, 문자 등 주요 알람만 설정해 놓기를 추천합니다. 산만한 요소는 책상 위에도 산재합니다. 업무 생산성에 빼놓을 수 없는 것이 바로 ‘정리’인데요. 업무 환경이 깔끔하게 정리되어 있어야 필요한 것을 쉽게 찾고 중요한 업무에 대해서도 효율적으로 대처할 수 있습니다. 

 

3. 오늘의 목표 설정하기

오늘 해야 할 일의 목록에 대한 목표를 설정해보세요. 목표를 세울 때는 ‘SMART’를 기반으로 합니다. 현명하게(Specific) 목표를 세우되, 측정가능하고(Measurable) 달성가능하며 (Attainable) 연관성이 높은 방법을 고려하고(Relevant) 마감시간을 정하는 것(Time-bound)이 필수입니다.

예를 들어, 한 쇼핑몰이 ‘SMART’를 적용해 목표를 세운다면 “다가올 3개월 동안 사이트 방문자를 5,000명 이상으로 늘려 판매 제품에 대한 항목별 클릭수를 130% 성장시킬 것”이라고 할 수 있죠.

다만, 너무 높은 목표와 실현 불가능한 일자, 모호한 달성 내용들은 시간을 잡아먹고 목표와 멀어지게 하는 장애물이라는 걸 잊지 마세요.

4. 업무 우선순위 고려하기

업무의 우선순위는 다음과 같습니다. ① 중요하고 긴급한 것 - 모든 에너지를 집중해야 하는 가장 중대한 업무. ② 중요하지만 시간에 덜 민감한 것 - 면밀한 검토가 필요하며 필요한 경우 나중으로 연기할 기회가 있을 수 있습니다. ③ 긴급하지만 중요하지 않은 것 - 이러한 항목은 다른 사람에게 위임하기 좋습니다. ④ 긴급하지 않고 중요하지 않은 것 - 보통 이러한 일들이 많이 밀려 있는 경우 일이 많다고 느껴 심리적으로 압박받게 되는 경우가 있습니다. 이런 일들은 중요도가 높은 업무 사이에 배치하여 집중력이 떨어지는 순간 처리하는 것을 추천합니다.

5. 효율적으로 업무 위임하기

내가 모든 일을 끌어안고 있을 때 일의 효율이 떨어지는 것은 당연지사. 주변, 특정 업무에 더 재능이 있는 팀원이 있는 경우 가급적 업무를 분담하고 위임할 것을 추천합니다. 더 크고 중요한 일을 하는데 에너지를 집중하고, 그 밖에 업무에 대해서는 책임을 팀원에게 전달할 기회를 찾아보세요.

 

6. 몸과 정신을 돌보는 여유 갖기

 

일상에서 충분한 수면을 취하고 운동하는 데 시간을 투자하세요. 바쁜 직장인들이 업무에 치일 때 대개 가장 먼저 포기하는 것이지만 자신을 돌보는 것, 즉 충분한 수면과 운동하는 것은 업무 효율에 가장 중요하다고 해도 과언이 아닙니다. 실제로 하버드대학 연구에 따르면 불면증으로 인해 평균 근로자가 매년 최대 11.3 일의 생산성을 잃을 수 있다고 말합니다. 매일 직장 밖에서 사람들과 교류하며 자유 시간을 갖는 것은 정신 건강에 중요하며, 일에 활력과 열정을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

오늘은 몇 가지 루틴을 통해 업무 효율이 높아지고, 업무 시간에 여유가 더해질 수 있는 팁을 소개해드렸습니다. 무엇이든 ‘시작이 반’입니다. 일상 속에서 작은 실천을 하는 시간들이 쌓이면 자신도 모르게 어느새 ‘경쟁력 있는 직장인’으로 발전한 여러분을 발견할 수 있을 것입니다! :D

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