내 평판을 UP시키는 비즈니스 에티켓4

‘비즈니스 매너’의 중요성은 누구나 알고 있지만, 일상에서 잘 지켜나가는 사람은 생각보다 많지 않습니다. 오늘은 직장 내에서 간단하지만 강력하게 내 평판을 끌어올릴 비즈니스 매너를 소개합니다.

인사매너: 인사하기에 애매한 때란 없어요!

좋은 평판을 만들어가는 첫걸음, 바로 인사입니다. 큰 소리로 인사하기 쑥스럽거나, 타이밍을 놓친 것 같아서 애매하다는 생각 때문에 출근 후에 조용히 자리에 앉아왔다면, 자신도 모르게 자기의 평판을 깎는 셈입니다. 인사하기에 애매한 때란 없습니다. 아래 인사 매너를 기억해두시고 인사할 때 상대방의 눈을 마주치며 가벼운 미소를 띠는 것도 잊지 마세요!

① 출근했을 때

    : 30도 정도 상체를 숙이는 ‘보통례’ 와 함께 “좋은 아침입니다” “안녕하세요” 라고

      큰 소리로 인사하기

② 사내에서 마주쳤을 때

    : 회사 내에서 이동하며 스쳐 지나가거나, 상대방이 통화 중일 때, 엘리베이터 안에서 만난 경우,

      여러 번 마주치는 경우에도 미소와 함께 15도 정도 고개를 움직여 ‘목례’로 인사하기

③ 미팅할 때

    : 30도 정도 상체를 숙이는 ‘보통례’로 인사하기

④ 사죄하거나 감사를 전할 때

    : 두 손을 앞으로 모으고 45도 정도 상체를 깊이 숙이는 ‘정중례’로 인사하기

⑤ 퇴근할 때

   : “먼저 퇴근하겠습니다”, “내일 뵙겠습니다”라고 인사하며 ‘목례’나 ‘보통례’로 인사하는 것이

     일반적이며, 윗사람의 경우에만 아랫사람에게 “수고하세요” 사용하기

전화매너: 몇 가지 디테일만 챙기면 당신의 업무 매너 지수 업! 

 

한 사람의 매너 감수성은 전화를 할 때 대부분 드러납니다. 오직 청각을 통한 전화 통화 상에서 바른 매너를 갖고 프로답게 대응하는 사람과 그렇지 못한 사람과의 차이가 상당하기 때문이죠. 전화 상담원이 아닌 모든 직원들이 전문적으로 전화 받는 방법을 알아야 하는 이유는 전화가 여전히 고객과의 주요 연락 지점이며 비즈니스에 대한 첫 인상을 형성하는 수단이기 때문입니다.

전화 걸 때

① 통화 전 달력과 수첩 펜 등 준비하기

② 소속과 이름을 정확히 밝히고, 전화를 건 이유를 간단히 말하고 통화 가능 여부 묻기

③ 자신의 말이 회사를 대표한다는 것을 명심하고 미소 띤 얼굴로 대화하기 

   (사람이 미소를 지으면 목소리에 영향을 미쳐 더욱 즐겁고 친근한 분위기를 상대방에게 전달합니다.)

④ 상대방이 바쁜 상황이라고 하면 언제 다시 전화를 걸면 좋을지 시간 확인하기

전화 받을 때

① 전화벨이 2-3번 울릴 때 전화를 받아 소속부서와 이름 밝히기

② 전화를 당겨 받았을 때는 “전화 옮겨 받았습니다. OOO입니다.”로 응답하여

    상대방에게 나에 대한 정보 전달하기

③ 전화 연결을 하기 전, 결이 끊어질 경우를 대비해 직접 전화할 수 있는 직통번호 안내하기

전화를 끊을 때

① 숫자나 알파벳 등 오류가 있을 수 있는 정보를 다시 한 번 확인하는 등 대화의 주요 내용을 정리하여

    다시 한 번 확인하기

② “전화 주셔서 고맙습니다”, “좋은 하루 보내세요”와 같은 정중한 인사를 나누며 끊기 

명함매너: 명함을 전달하는 것은 당신의 일부를 전달하는 것!

 

명함을 전 개인브랜드 커뮤니케이션의 일부라고 생각하셔야 합니다. 전문가일수록 본인의 명함과 타인의 명함을 소중히 챙긴다는 사실, 명함에 관해 알아두어야 할 모든 매너를 소개합니다. 

① 명함은 반드시 명함 케이스에 갖고 다니기

② 명함을 주고 받기 전에는 먼저 착석하지 않기

③ 가슴 높이에서 양손으로, 명함을 받는 사람이 읽을 수 있는 방향으로 전달하기

④ 상급자 순서대로 상대방에게 명함 전달하기

⑤ 손아랫사람이 손윗사람에게, 하급자가 상급자에게, 남성이 여성에게 먼저 건네기

⑥ 동시에 주고 받는 상황이 된 경우에는 상대방에게 본인 명함은 오른손으로 건네고

   상대방의 명함은 왼손으로 받기

⑦ 명함을 받은 직후 바로 명함을 집어넣지 않기

    (서 있는 경우, 명함을 손에 들고 이야기를 나누며 회의를 할 때에는 테이블 위에 올려둡니다)

*참고, 악수를 나눌 때에는 명함을 건네는 순서와 반대로 손 윗사람이 아랫사람에게, 여성이 남성에게 먼저 건네는 것이 원칙입니다. 

호칭매너: 회사에서는 ‘압존법’을 사용하지 않아요!

호칭매너는 상대방에게 직접적으로 닿는 것인 만큼 지키지 않으면 민감한 상황이 더러 발생하곤 합니다. 얼굴을 붉히는 상황을 만들지 않기 위해 아래 사항들을 꼭 기억해두세요!

① 상급자에 대한 호칭은 일괄적으로 ‘님’을 추가한다고 생각하시면 됩니다.

② 동급자의 경우에는 성과 직위를 합쳐 “김 과장”, 직위가 없는 경우 “OO 씨”라고 합니다

③ 하급자의 경우 직책이 있다면 성과 합쳐 “박 대리” 또는 “OO 씨”라고 합니다.

④ 부장님께 과장님의 지시를 언급할 때는 “부장님, 김 과장님이 전달하라고 하셨습니다” 라고 합니다.*  

⑤ 사람이 아닌 사물 등에는 높임을 적용하지 않습니다.

    Ex) 부장님 말씀이 계시겠습니다. (X) → 부장님께서 말씀하시겠습니다. (O)

         사장님실(X) → 사장실(O)

⑥ 문서 상에서도 높임을 적용하지 않습니다.

    Ex) 과장님 제안(X) → 과장 제안(O) 

*“압존법은 가족 간 등 사적인 관계에서 적용될 수도 있지만 직장에서는 적용되지 않습니다. 따라서 직장에서 윗사람을 그보다 윗사람에게 지칭하는 경우에는 주체를 높이는 ‘-시-‘만을 넣어 ‘김대리님이 이 일을 하셨습니다’처럼 높여 말하는 것이 우리의 언어 예절인 것입니다.” (국립국어원 “표준화법해설1992”)

평판이란 하루 하루의 인성과 매너, 소통이 쌓여 완성됩니다. 기본적인 매너를 기억하고 지키는 것만으로도 상대방은 존중 받는다고 느끼게 되고, 주변 사람들의 행복까지 챙길 수 있게 되죠. 비즈니스 매너, 오늘 한 번 점검해보시길 추천 드립니다. 

함께 보면 좋은 글

[직장인트렌드] 여러 세대가 함께 화합하고 서로 배려하는 문화, 직장인 매너를 알아보자!

번아웃 증후군을 피하는 가장 쉬운 방법 BEST4

인간관계에서 주도권을 잡는 ‘슬기로운 거절 커뮤니케이션 방법’